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1 - Organisation générale du logiciel
Hordyplan est conçu pour fonctionner sous Windows en environnement réseau.
Il n’y a aucune limite dans le nombre d’utilisateurs autorisés, de postes de travail actifs pour l’application, des services, sous services, postes gérés.
Hordyplan bénéficie des fonctions de base et avancées offertes par les normes Windows : bulles d’aides, gestion souris, ...
Des données sécurisées
L'utilisation du logiciel Hordyplan est sécurisée et demande une identification de la part des utilisateurs, permettant ainsi de protéger les données sensibles du logiciel.
Un paramétrage simple et puissant
Le paramétrage des données de base se fait très rapidement dans Hordyplan. Il permet toutefois de mettre en place les plannings les plus complexes.
Une visualisation graphique des plannings prévisionnels et réalisés
Les planning individuels et collectifs ont ainsi une excellente visibilité et vous permettent d'identifier rapidement les problèmes.
La gestion du planning réalisé
Le temps de travail réalisé du personnel peut être géré de deux façon dans Hordyplan :
1 - Génération automatique à partir des plannings prévisionnels
2 - Intégration automatique du réalisé à partir d'un système de pointage.
3 - Saisie des pointages via le module Intranet/Internet.
4 - Saisie manuelle du réalisé.
Des éditions et des analyses
Obtenir des cumuls d'heures en temps réel, par personne, par service, par poste, par catégorie de personnel, mprimer en couleur le planning d'un service pour les 3 prochains mois, le planning d'une personne, ...
Créer et distribuer ses propres états...
Les éditions dans Hordyplan deviennent vite indispensables.
Une solution complète
Hordyplan intègre aussi des outils pour faire des sauvegardes, purger vos données, les mettre en historique, ...
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2. Les données de bases
L’organisation fonctionnelle de l’entreprise
Hordyplan calquera son organisation sur celle de l’entreprise. Nous créerons donc pour chaque site la structure hiérarchique telle qu'elle existe (jusqu'à six niveaux). Aperçu
Pour chaque poste, pourront être définis les horaires possibles sous formes de cycles (roulements) ainsi que les besoins (sur différentes périodes) en terme d'effectif.
Ces besoins sont des besoins théoriques, qui permettront ensuite de contrôler la cohérence des roulements de travail définis pour les postes et les affectations de personnels à ces roulements. |
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Les données de base des salariés
Les données de base des employés sont saisies dans la "Fiche Employé". Aperçu
On pourra saisir dans cette fiche des informations concernant l'état civil de chaque personne, des informations liées à la gestion qui devra être faite par le logiciel sur cette personnes ( pointage ou non, temps partiel, droits d'accès au logiciel,…)
On définira aussi l'affectation de la personne dans l'entreprise (poste) ainsi que les horaires ou le roulement qu'elle effectue. |
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La définitions des droits par catégorie
Pour chaque catégorie (regroupement de salariés ayant les mêmes caractéristiques fonctionnelles) il pourra être défini les différents critères de gestion : - Contrôles si pointages : horaires variables, tranches de présence obligatoires, pauses repas obligatoires, … - Compteurs : Congés payés, RTT, Débit/Crédit d'heures, … Chaque compteur ayant son mode de fonctionnement défini (droit initial, méthode d'alimentation ou de consommation, période de référence, … Aperçu |
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| 3 - L'aménagement du temps de travail |
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La création des roulements
Un roulement est cycle d'horaires sur une période pouvant aller de 1 à plusieurs semaines.
Un roulement est affecté pour un ou plusieurs postes à une ou plusieurs personnes.
Hordyplan peut gérer les roulements les plus complexes. Aperçu |
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Comparatif Besoins/Ressources Il est possible de définir par poste, tranche horaire, jour et période l'effectif minimum nécessaire. Ainsi après avoir affecté les employés aux différents postes, il est possible d'obtenir un comparatif entre les besoins et les ressources théoriques. Il est ainsi également possible d'enregistrer les demandes de congés et d'obtenir un comparatif concernant les périodes de congés, outil permettant d'aider à la décision d'accord ou de refus des congés ainsi que de prévoyance de l'embauche éventuelle de saisonnier ou intérimaires. Aperçu |
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4 - La gestion des plannings prévisionnels
Le planning général
Hordyplan permet de visualiser et gérer de manière très simple les plannings prévisionnels pour un ensemble de personnes appartenant à une même entité (Service, ...). Aperçu |
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Le planning individuelDirectement sur le planning individuel, pourront être saisies les demandes de congés, RTT, …. Les droits sont contrôlés en temps réels et un message d'interdiction apparaît si la personne concernée ne possède pas les droits suffisants correspondant à la demande qu'il réalise. Aperçu
Toutes les demandes réalisée passeront (en fonction du paramétrage) par une validation d'un responsable. Chaque responsable aura à l'ouverture du logiciel une liste des demandes le concernant. De même, les demandes et décisions peuvent transiter par les messageries des personnes concernées. |
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5 - Le suivi du temps de travail réalisé
Le temps de travail
Le temps de travail quotidien peut être obtenu de différentes manières :
Pour les personnels qui ne pointent pas, création automatique du planning réalisé à partir du planning prévisionnel.
Génération automatique pour les événement ne nécessitant pas de pointage et saisis dans les plannings prévisionnels (Absences, déplacements, ….).
Saisie par badge enregistrée en « temps réel » dans le logiciel. On peut ainsi consulter à tout instant la situation des pointages par service, poste ou personne.
Pointage "virtuel" par saisie directe ou via le module Intranet/Intranet
Hordyplan est interfacé avec des bornes de pointages pouvant fonctionner avec différents types de technologie (proximité, magnétique, code barre, puce, ...) connectées via TCP/IP ou par modem.
Equipée d'une batterie, les bornes de pointages fonctionnent de manière autonome en cas de rupture d'alimentation électrique ou réseau. Au rétablissement, les données enregistrée sont basculées dans Hordyplan sans intervention.
D’autres évènements ne peuvent pas être prévus à l’avance : maladie, événement familial, absences injustifiées, oublis de pointage etc..
Hordyplan propose donc un ensemble d’outils qui permettront aux personnes autorisées de saisir, suivre et contrôler ces évènements :
- Des états d’anomalies de pointages en fonction des contrôles définis par catégorie.
- Possibilité de saisie ou de modification directes sur le planning réalisé individuel en fonction des droits d'accès.
- Possibilité de demande de modification de planning réalisé (durée d'un déplacement) qui doit être validée par la personne autorisée (responsable hiérarchique) |
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6 - Les états d'analyse, le générateur d'états
Etats d’analyses standard
Hordyplan dispose d’un très grand nombre d’états standards qui permettent d’observer, d’étudier et d’analyser les données soit sous forme graphique, soit sous forme de tableaux chiffrés et détaillés avec cumuls
Par exemple : Analyses employés
- Comparatif prévisionnel réalisé
- Absences (prévisionnelles ou réalisées)
- Soldes compteurs (congés, RTT, ...)
- Cumuls prévisionnels et réalisés
- Récapitulatif pointages
- Fiches mensuelles salariés
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Analyses par entités (services, ...)
- Planning général par jour
- Planning général par semaine
- Planning général par période
- Comparatif prévisionnel réalisé
- Cumuls prévisionnels et réalisés
- ...
Le générateur d’états
Le générateur d’états a été conçu pour permettre à l’entreprise de créer ses propres états afin de travailler sur ses données avec ses propres critères et ses propres modes de calcul. Aperçu |
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7 - La gestion des sécurités
Lorsque il s’agit de données concernant l’organisation du travail, l’aménagement du travail dans l’entreprise, de données concernant le personnel (contrats, qualifications, informations à caractère personnel, historiques de pointages etc..), le paramétrage et la gestion des sécurités d’accès au logiciel sont bien entendu très importants.
Dans Hordyplan, tout a été prévu pour que les sécurités soient maximum
Il n’y a pas de limites au nombre de niveaux de sécurités, qui s’échelonneront entre « tous les droits » et «aucun droit ».
Ces types de droits peuvent être individuels ou collectifs (par catégories de personnel)
Les accès sont contrôlés par badge ou mot de passe.
Le paramétrage des droits d’accès est simple et se fait en cochant simplement les fonctions autorisées.
Voir un exemple de paramétrage de droits d’accès pour la catégorie «Agent». |
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8 - Outils complémentaires
HordyWeb
Module complémentaire permettant à chacun de consulter via Internet ou en mode Intranet ses données personnelles.
HordyWeb permet ainsi de consulter les plannings individuels, les soldes de ses différents compteurs (Congés, RTT, ….).
En fonction des droits donnés, il est également possible de poser via HordyWeb ses demandes d'absences (Congés, …)
Gestion des activités
En complément des informations de temps de présence, Hordyplan permet de planifier des activités affectées aux personnes ainsi que de réserver les ressources correspondantes (matériel, véhicules, …).
Il est ainsi possible d'obtenir des plannings d'activités par Personne, Ressources, ou Types d'activités
Contrôle d'accès
En complément d'Hordyplan ou en fonctionnement autonome, nous vous proposons également la gestion et le suivi de vos accès sécurisés (portes, portillons, ...).
Les accès peuvent être autorisés en fonction des différents points d'accès, ainsi qu'en fonction de créneaux horaires ou des plannings individuels.
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